„Bald können wir ins Büro zurück und alles ist wieder normal“ – so dachten viele zu Beginn der Corona-Pandemie. Mittlerweile haben wir gelernt: Ein einfaches Zurück in die alte Arbeitswelt wird es nicht geben. Was aber ist das „neue Normal“? Wie werden wir künftig sinnvoll und gut zusammenarbeiten?

Voll normal: Was ist „The New Normal“?

Ich wage an dieser Stelle eine These: „The New Normal“ in der Arbeitswelt ist künftig ein kollaboratives Arbeitsmanagement – und zwar bedingt durch das notwendige „Virtual First“ Paradigma. Was heißt das konkret und warum sehe ich das so? Remotearbeit und andere (hybride) Arbeitsmodelle sind bereits im Arbeitsalltag angekommen. Nun liegt die Herausforderungen für die Unternehmen – und für die Teams – darin, die neue Realität nachhaltig zu gestalten.

Indranil Roy von Deloitte Consulting schreibt in dem Artikel Coronavirus: How the world of work may change forever:

„Einige Lektionen haben wir in den letzten 16 Monaten gelernt: Wir können Aufgaben aus der Ferne erledigen, ohne dass die Produktivität oder Qualität sinkt. Die meisten Mitarbeitenden wissen Flexibilität zu schätzen, insbesondere diejenigen mit langen Pendelzeiten. Mit der Zeit ist jedoch eine Interaktion von Angesicht zu Angesicht erforderlich, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, Beziehungen aufzubauen, komplexe Herausforderungen zu lösen und Ideen zu generieren. Kontinuierliche Remote-Arbeit verlängert den Arbeitstag, verwischt die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben und reduziert das psychische Wohlbefinden.“

Das Beste aus beiden Welten

Angesichts dieser Vor- und Nachteile müssen Organisationen ihre Arbeitsregelungen überdenken. Klar! Diese Neukalibrierung wird sich schließlich auf eine nachhaltige neue Normalität einpendeln, wahrscheinlich bedeutet das: eine hybrid arbeitende (und ohnehin hoffentlich diversere) Belegschaft und einen variierenden Arbeitsplatz. Das eine einzige neue Arbeitsmodell gibt es nicht – vielmehr wird eine  Mischung aus Remote- und Präsenz-Arbeitsformen dominieren: „Wo-Auch-Immer-Arbeiten“, hybride Modelle – das Beste aus beiden/allen Welten ist das neue Ideal.

Schon vor der Pandemie erschienen zahlreiche Studien wie diese der Stanford University, die die Vorteile des „mobilen Arbeitens“ befürwortetet. Und dementsprechend gibt es Unternehmen, die dies erfolgreich vorantreiben: A 2-Year Stanford Study Shows the Astonishing Productivity Boost of Working From Home | Inc.com. Die Pandemie hat diesen Trend nur beschleunigt. Dennoch gibt es nach wie vor auch gute Gründe, Bürozeiten zu nutzen. Kurz gesagt kann es keine „Entweder Präsenz oder Remote Arbeiten“ Grundsatzentscheidung geben, sondern die Zukunft gehört den hybriden Modellen, die Remote Arbeitszeit und Bürozeit zusammenbrinngen. Die Mitarbeiter*innen der Zukunft arbeiten im Büro, zu Hause oder an anderen verteilten (internationalen) Standorten.

Das neue „Wo-Auch-Immer“ Co-Working ist entsprechend sinnvoll zu organisieren – auch darüber gibt es mittlerweile zahlreiche Artikel: Why the future of work might be ‘hybrid’ – BBC Worklife. Wie werden wir also zusammenarbeiten, wenn das Büro-Präsenz-Pflicht-Paradigma nicht mehr bestehen kann? Kurz: durch kollaboratives Arbeitsmanagement mithilfe des „Virtual First“ Paradigma. Dem Was? …

„Virtual First“ – das neue Paradigma

Woran können wir uns orientieren, wenn wir hybrid arbeiten? Die Kernfrage lautet: Wo finden die Team-Mitglieder – gleich wo sie arbeiten – Zugang zu allen Informationen, die sie brauchen, um erfolgreich zusammenarbeiten zu können? Welche Unterstützung brauchen sie, um effizient/effektiv zu kommunizieren und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten? Klare Antwort: Online-Kollaborationstools und Cloud-Lösungen sind in der Zusammenarbeit als neue Leit-Medien unabdingbar. Um sie erfolgreich zu nutzen, braucht es jedoch auch einen Kulturwandel in der Arbeitsweise der Mitarbeitenden.

Die Auseinandersetzung mit neuen Technologieen, Echtzeit-Kommunikation, (Online-)Kollaborationsarbeit, gemeinsam Dokumente bearbeiten und verfügbar haben – all das bedeutet auch, dass Projektteams im ständigen Austausch sind und Führungskräfte auf dem neuesten Stand bleiben (können, wenn sie es wollen), ohne dass zum Beispiel formelle Meetings erforderlich sind.

Webkonferenzen mit Video- und Audiounterstützung sowie die Möglichkeit, alle möglichen Bildschirmformate zu teilen, sind ohnehin der neue Standard. Darüber hinaus müssen die Beschäftigten beim „Virtual First“-Ansatz in der Lage sein, erweiterte Kollaborationsfunktionen wie digitale Whiteboards oder das Teilen von Dokumenten zu nutzen und synchron wie asynchron zu bearbeiten.

Beispiele für den Arbeitsalltag: Erfolgreicher Einstieg in das „New Normal“:

  • Es muss ja nicht alles sofort umgesetzt werden – Wandel braucht Zeit. Also einfach mit kleinen Schritten starten: Ein Ziel könnte sein, PowerPoint-Präsentationen nicht mehr auf dem Desktop zu erstellen und dann per Anhang an 5 Leute zu verschicken, sondern diese beispielsweise in MS Teams zu bearbeiten, in Echtzeit in der Cloud zur Verfügung zu stellen und sich im Channel/Chat darüber auszutauschen.
  • Auch die Prinzipen des New Work und der weltweit erkennbare Paradigmenwechsel in der Arbeitsorganisation hin zu Nudge Management lässt sich gut mit „Virtual First“ verbinden: Ein Kanban Board als eine von vielen möglichen To-do-Listen ist schließlich online abbildbar und unterstützt nachgewiesenermaßen bei der disziplinierten Umsetzung von Team-Plänen. Das Online Kanban Board ist schnell erstellt und kann jederzeit in Echtzeit online bestückt oder erneuert werden. Und: Es ist von jedem Teammitglied einsehbar – ohne ins Büro fahren zu müssen zu der „alten Kanban Post-it-Wand“ 🙂
  • Das gleiche gilt für Online-Whiteboards statt einer Büro-Whiteboard-Tafel
  • Workshops können zum Beispiel in Cloud-Workshopstools wie Nexboard, Miro oder Mural z.B. abgehalten und später weiter bearbeitet werden

Flexibel bleiben: Dynamik im Team berücksichtigen

Einige Teammitglieder werden froh und erleichtert ins Büro zurückkehren, während andere ebenso gerne zu Hause bleiben. Wiederum andere bevorzugen ein hybrides Modell, eine Mischung von Homeoffice und Büro. Ganz gleich, welchen Arbeitsstil jeder und jede wählt: Alle sollten in der Lage sein, so einfach und effektiv an der Teamarbeit teilzunehmen, wie während der Coronakrise.

Eine neue Haltung: Kollaboratives Arbeitsmanagement bedeutet, teamfähig zu sein

Kollaboratives Arbeitsmanagement sollte im Mittelpunkt stehen. Das heißt letztendlich für alle Mitarbeitenden: Sie müssen ihre Arbeit digitaler gestalten, wenn sie ein Teil der Kollegen*innen sein wollen, die sich als Team verstehen. Das ist ist leichter gesagt als getan, das weiß ich. Aber diese Arbeitsweise bestimmt künftig unser kollegiales Miteinander. Und es ist die einzige derzeit sinnvolle Art und Weise, die Arbeit zufriedenstellend zu gestalten, sich zugehörig zu fühlen, erfolgreich voranzukommen – und einer möglichen Arbeitsüberlastung entgegenzuwirken.

Zuammengefasst: Die wichtigsten Tipps auf einen Blick:

New Normal = Virtuelles kollaboratives Arbeitsmanagement mittels hybrider Modelle: „Das Beste aus zwei Welten – der Online- und der Präsenzwelt“

  • Stellen Sie Ihr Arbeitsorganisations-Paradigma um auf „Virtual First“ – dies gilt für alle: Team-Mitglieder und Vorgesetzte.
  • Sorgen Sie – neben dem gängigen Webkonferenz-Tool – für auf Ihren Unternehmensbedarf ausgerichtete erweitere Kollaborations-Cloud-Funktionen bzw. Zusatzfunktionen.
  • Stellen Sie die flexible, dynamische Teamarbeit in den Mittelpunkt.
  • Arbeiten Sie damit – Leben Sie es – zeigen Sie Haltung! Bauen Sie Fähigkeiten in der digitalen Zusammenarbeit und das Vertrauen in digitale Lösungen im gemeinsamen Arbeitsalltag auf.
  • Nutzen Sie Erkenntnisse aus dem Nudge Management/New Work. Die Mitarbeiter*innen brauchen ein Gefühl der Autonomie in der Ausübung ihrer Tätigkeit. Sie brauchen ein Gefühl von Sinnhaftigkeit und wollen sich persönlich weiterentwickeln.

 

Plaudern Sie ruhig auch mal in der (Online-)Kaffee-Küche über all das 🙂

Viel Erfolg!

Autor des Beitrags

TOBIAS HAINKE

TOBIAS HAINKE

Referent für Arbeitsorganisation

Tobias Hainke ist Referent für Arbeitsorganisation bei der TÜV Rheinland Kraftfahrt GmbH / Mobility . Der Mensch und seine Arbeits- sowie auch Lernweise gerade in Zeiten der Digitalisierung und in seinen neuen (agilen) Prozessen einer sich entwickelnden Organisation fasziniert den Prozess- und Projektmanagement-Spezialisten.

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