Die letzten Monate haben für uns in der Unternehmenskommunikation von TÜV Rheinland einige Änderungen in der Arbeitsweise mit sich gebracht. Wir haben vor allem intern mehr, häufiger und intensiver kommuniziert. Besonders die Live-Kommunikation per Audio und Video hat dabei an Bedeutung gewonnen. So habe ich unzählige virtuelle Veranstaltungen moderiert; von der reinen Audio-Session mit 100 Teilnehmenden bis hin zum Video-Townhall-Meeting aus dem Studio mit über 1.000 Gästen in der Leitung.

Moderations-Premiere? Tipps für einen erfolgreichen Start

Digitale Veranstaltungen haben naturgemäß einige Besonderheiten, die sie von Präsenzveranstaltungen unterscheiden. Es gibt mittlerweile unzählige Veröffentlichungen und Webinare rund um das Bedienen der Tools einer digitalen Veranstaltung. Doch was ist neben den notwendigen Klicks sonst noch zu beachten, wenn ich vor der Aufgabe stehe, aus dem Stegreif eine Veranstaltung zu gestalten? Für alle, die zum ersten Mal in die Rolle eines Moderators oder einer Moderatorin schlüpfen, habe ich ein paar Tipps zusammengestellt. Viele davon sind ganz einfach, nahezu selbstverständlich. Doch ich bin immer wieder überrascht, wie häufig Kleinigkeiten übersehen werden, die den Gesamteindruck einer ansonsten guten Veranstaltung trüben können. Die gute Nachricht für alle Neueinsteiger*innen: Wer ein paar grundsätzliche Regeln beachtet und seine Hausaufgaben macht, gewinnt schnell an Souveränität.

Digitalveranstaltungen moderieren

Die Vorbereitung

Wann starten wir mit der Vorbereitung? Ganz einfach: Sobald wir von der Veranstaltung wissen. Klären Sie schnellstmöglich Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Inhalte, Setting, Ablauf und Technik und dokumentieren Sie dies in einem Organisationsplan zur Veranstaltung. Solch ein „Beipackzettel“ lässt sich für weitere Veranstaltungen übrigens wunderbar recyceln. Stimmen Sie mit den Protagonisten auf dem virtuellen Podium unbedingt die Zielsetzung der Veranstaltung und die Rollenverteilung ab. Denn nur was Sie wissen, können Sie in der Moderation auch berücksichtigen.

Vor der Veranstaltung

Checken Sie Ihren Kalender und halten Sie sich rund um die Veranstaltung ausreichend Zeitfenster frei. Sie werden keine gute Moderation hinbekommen, wenn Sie auf der Flucht sind und mit dem Kopf noch im vorherigen Meeting stecken. Meine Empfehlung: Mindestens eine Stunde vor einer großen Veranstaltung macht man nichts anderes, als sich vorzubereiten und einzustimmen. Empfehlenswert ist bei größeren Digital-Events auch eine Generalprobe. So können Sie und alle Beteiligten sich mit dem Setting anfreunden und bereits Abläufe durchsprechen. Als Moderatorin oder Moderator sind Sie mit Zoom, Teams, Skype und Co. in jedem Fall vertraut und wissen, was Sie tun.

Gern vergessen: der Dresscode, den Sie unbedingt auch an die Podiumsteilnehmerinnen und -teilnehmer kommunizieren. Wir verzichten auf Streifen, kleine Muster und grelle Farben. Nichts wirkt in einer Videoübertragung unprofessioneller, als beispielsweise ein wild flackernder Moiré-Effekt oder ein Referent, der ein optisches Duell mit der Kulisse führt.

Die Powerpoint-Präsentation ist mindestens einen Tag vorher fertig und wird im Rahmen der Generalprobe unter Realbedingungen geprüft, denn die berühmten allerletzten Änderungen sind ein Einfallstor für Fehler und führen gerne ins Desaster.

Während der Veranstaltung

3-2-1-Go! Ich liebe es, wenn die Regie herunterzählt! Um auf den Punkt einzusetzen, fokussieren Sie sich fünf Minuten vor dem Start und machen nichts anderes mehr. Eine weitere wichtige Faustregel: Die ersten und die letzten fünf Sätze Ihrer Moderation kennen Sie auswendig und können diese im Schlaf aufsagen. Das gibt Ihnen Sicherheit, auch wenn die Nerven mal flattern sollten. Ansonsten gilt: Versprecher sind völlig okay und kommen auch bei Profis vor, wenn auch seltener.

Digitalveranstaltungen Moderation

Gewöhnungsbedürftig ist bei einer digitalen Veranstaltung zunächst einmal eine gewisse Anonymität durch das Fehlen vor allem der nonverbalen, direkten Rückmeldung durch die Teilnehmenden draußen an den Rechnern. Ich empfehle daher einen „stummen“ Zuhörer aus dem Kreise Ihrer Kolleginnen und Kollegen, der die Veranstaltung verfolgt und Ihnen über einen separaten Kanal Hinweise geben kann.

Nach der Veranstaltung

Eine kurze Nachbesprechung mit allen Mitwirkenden empfiehlt sich, um mit frischen Eindrücken zu resümieren, bevor sich alle wieder in das Tagesgeschäft stürzen. Auch Sie sollten eine persönliche Gut/Schlecht-Liste erstellen. Das hilft Ihnen spätestens bei der nächsten Veranstaltung.

Dies war eine kleine Auswahl an Tipps, die für Sie hilfreich sein könnten, wenn Sie die Moderationsrolle bei einer digitalen Veranstaltung übernehmen. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und noch mehr Spaß!

Autor des Beitrags

Frank Ehlert

Frank Ehlert

LEITER INTERNE KOMMUNIKATION & PUBLIKATIONEN

Frank Ehlert leitet das Team Interne Kommunikation und Unternehmenspublikationen im Newsroom von TÜV Rheinland. Er hat Betriebswirtschaft studiert und hat sich auf die Bereiche Kommunikation und Marketing spezialisiert. An seiner Tätigkeit in der Unternehmenskommunikation begeistert ihn der Facettenreichtum und die Möglichkeit, mit unterschiedlichsten Menschen an interessanten Projekten zusammenzuarbeiten. Frank Ehlert lebt mit seiner Familie in Köln. Er ist seit seiner Kindheit effzeh-Fan und geht mit seinem Verein durch das Feuer. Daneben spielt er in seiner Freizeit elektrische Gitarre und dreht dabei gerne mal alle Regler auf elf.

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