Im Zuge der Corona-Pandemie waren viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – von heute auf morgen – ins Homeoffice bzw. mobile office zu schicken. Nun wird seitens vieler Unternehmen eine schrittweise Rückkehr ins Büro geplant und umgesetzt. Es bleiben jedoch nach wie vor Infektionsrisiken.

Sicheres Arbeiten auch von zu Hause

Eine „rollierende Belegung“ von Büro-Arbeitsplätzen wird hier häufig das Mittel der Wahl sein. Homeoffice und entsprechend datenschutzkonformes Arbeiten werden daher auch weiterhin Bestandteil im Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter*innen bleiben.
„Plötzlich Homeoffice“ – diese Tatsache brachte viele Arbeitgeber in Zeiten von Corona zu nachhaltigem Umdenken. Homeoffice wurde nicht nur salonfähig, sondern schlicht notwendig, um Arbeitsbetrieb und Infektionsschutz gleichermaßen zu gewährleisten. Nun kehrt schrittweise wieder Normalität in den Arbeitsalltag von Unternehmen und Beschäftigten ein. Homeoffice– und alternative Telearbeitsmodelle könnten sich aber – nach den Lockerungen der Kontaktbeschränkungen – im Arbeitsumfeld von Unternehmen nun dauerhaft etablieren. Zum einen aufgrund von weiterhin bestehenden räumlichen und organisatorischen Beschränkungen, zum anderen, da sich das Arbeitsmodell – wenn auch notgedrungen – bewährt hat.

Entsprechen die mobilen Arbeitsplätze den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit?

Daher ist es an der Zeit zu hinterfragen, inwieweit die teilweise sehr spontan eingerichteten Homeoffice-Arbeitsplätze auch dauerhaft den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit genügen und wie Unternehmen und Mitarbeiter*innen die Rahmenbedingungen für sicheres Arbeiten von zu Hause überprüfen und ausbauen können. Denn: Eine sichere Homeoffice-Umgebung ist auch für den Schutz von Unternehmensdaten und IT-Infrastruktur unerlässlich. Daher sollte auch explizit festgelegt werden, welche Anforderungen in puncto Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice gelten. Generell sind die gleichen datenschutzrechtlichen Regelungen zu beachten wie im Büro.

Homeoffice für alle

Können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine durchgängige Tätigkeit im Homeoffice einfordern? In Deutschland sind Arbeitgeber trotz einschlägiger politischer Debatten nicht dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten Homeoffice anzubieten. Arbeitnehmer*innen haben demnach keinen gesetzlichen Anspruch auf Arbeit im Homeoffice, es sei denn, diese Option ist im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung verankert. Diese Maßgabe behält auch in Krisenzeiten ihre Gültigkeit. Seitens des Arbeitgebers besteht allerdings eine Fürsorgepflicht gegenüber den Beschäftigten (§§ 617-618 BGB). Im Fall eines akuten Infektionsrisikos, zum Beispiel durch bereits infizierte Mitarbeiter*innen, ist das Unternehmen daher verpflichtet, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um die Belegschaft zu schützen. Generell müssen Mitarbeitende jedoch – ohne entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag oder betriebliche Vereinbarungen – ihre Tätigkeit an der Betriebsstätte des Unternehmens ableisten (nach § 106 GewO).

Darf der Arbeitgeber Homeoffice anordnen?

Das Weisungsrecht des Arbeitgebers alleine ist nicht ausreichend, um die Arbeit im Homeoffice anzuordnen (allenfalls in „akuten Notlagen“). Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen einverstanden sein, wenn die Arbeit im Homeoffice zum Tragen kommt. Tätigkeit im Homeoffice muss daher entweder:

  • bereits im Arbeitsvertrag geregelt sein,
  • nachträglich mittels einer Zusatzvereinbarung ergänzt werden
  • oder stillschweigend vereinbart werden.

Auch in dem dritten Fall empfiehlt sich jedoch, auf mittlere Frist eine schriftliche Vereinbarung (Zusatzvereinbarung Homeoffice/Telearbeit), um für beide Seiten größtmögliche Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Ist ein Arbeitszimmer notwendig?

Generell ist für Tätigkeiten im Homeoffice ein abschließbarer Raum zu empfehlen. Zwingend notwendig ist ein eigenes Arbeitszimmer jedoch nicht. Auch ein abgetrennter Bereich ist innerhalb der eigenen vier Wände eine mögliche Alternative. Der Arbeitsplatz ist jedoch so zu wählen, dass beispielsweise der Monitor nicht von Dritten einsehbar ist. Wohnt ein Mitarbeiter in der häuslichen Umgebung allein oder kann sensible Unterlagen etwa in verschließbaren Schränken oder Rollcontainern aufbewahren („Clean Desk Policy“) und die genutzten Geräte sperren, ist ein eigenes Arbeitszimmer nicht unbedingt erforderlich. Wird nur mit wenig oder keinen Papierunterlagen gearbeitet, ist vor allem die technische Sicherheit der genutzten Geräte, Schnittstellen und Datenübertragungswege in den Blick zu nehmen.

Fazit:

Vor dem Beginn einer Tätigkeit im Homeoffice sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen die geltenden organisatorischen und technischen Anforderungen klären, sofern noch keine entsprechende Vereinbarung oder Richtlinien dazu vorliegen. Eine Orientierungshilfe zum Arbeiten im Homeoffice hat beispielsweise das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) veröffentlicht. Weitere Informationen zur technischen Ausgestaltung von Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice sowie explizite Empfehlungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen erhalten Sie in einem Folgebeitrag.

Autorin des Beitrags

Stefanie Schneider

Stefanie Schneider

Security Consultant

Stefanie Schneider ist seit September 2019 als Security Consultant – Mastering Risk & Compliance im Bereich Datenschutz für den TÜV Rheinland tätig. Als externe Datenschutzbeauftragte steht sie Unternehmen aus Produktion und Dienstleistung gerne mit Rat und Tat zur Seite. Sie absolvierte zunächst ein naturwissenschaftliches Studium im Bereich Klimaforschung und schloss dann eine Zusatzausbildung im IT-Bereich an. Stefanie Schneider ist PC-Netzfachfrau und zertifizierte MCSE, MCP und CNA. Durch die Anstellung bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde kam sie erstmals in Berührung mit dem Thema Datenschutz, welches sich fortan als roter Faden durch ihr Berufsleben zog. Auch in weiteren Anstellungen bei einem Projektträger zur Förderung von Forschungsprojekten und bei einer Beratungsorganisation für die medizinische Forschung konnte sie Ihre Kenntnisse zu verschiedenen datenschutzrechtlichen Themenstellungen vertiefen und ausbauen. Als freie Mitarbeiterin für den Heise-Verlag schrieb sie weiterhin diverse Artikel für das Format „Telepolis“. Die berufliche Vorliebe für abstrakte Themen gleicht sie jenseits des Büros gerne in einer Theatergruppe aus. Ihr Herz schlägt hier vor allem für Komödien, in denen sich die Charaktere herrlich überzeichnet darstellen lassen.

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