Aktuell beschäftigen wir uns bei TÜV Rheinland – wie viele andere auch – mit Tools für die virtuelle Zusammenarbeit im Homeoffice. Von Skype und Zoom bis OneNote oder todoist: Zahlreiche Werkzeuge helfen dabei, Videokonferenzen zu führen, Dokumente zu teilen und die Arbeit zu organisieren. Aber wird allein schon damit alles besser? Ich denke nicht, denn abgesehen von den Tools muss sich die Art der Zusammenarbeit verändern! Von allen Beteiligten fordert die Remote-Zusammenarbeit mehr Transparenz, aber auch mehr Vertrauen und Verantwortung. Wie kann das zusammenpassen?

Transparente Zusammenarbeit

Beim Thema Transparenz geht es nicht um Kontrolle bzw. um „Command and Control” sondern vielmehr darum, dass alle auf dem gleichen Stand sind und jede*r die notwendigen Entscheidungen treffen kann, um in der eigenen Arbeit weiterzukommen. Dieses Transparenz-Gebot gilt für alle Beteiligten – eventuell für Führungskräfte im Sinne eines „Leading by example” noch mehr. Darüber hinaus bedeutet es eine deutlich erhöhte (Selbst-)Disziplin beim Nutzen von Tools. Denn hier muss jeder Arbeitsstand entsprechend dokumentiert werden, auch kleine Fortschritte und Zwischenstände. Für die Tools heißt das: Sie sollten keine reinen Reporting-Tools mehr sein (dies sollte eigentlich automatisch erfolgen), sondern als Arbeits- und Kommunikationstools funktionieren.

Was bedeutet Vertrauen?

Vertrauen heißt in diesem Zusammenhang zum einen, dass die Mitarbeiter*innen ihren Vorgesetzen vertrauen können, dass sie alle relevanten Informationen und Netzwerke erhalten, um ihre Aufgaben zu erfüllen – und dass es in Ordnung ist, so vorzugehen, wie es im eigenen Ermessen sinnvoll erscheint. Denn die Mitarbeiter*innen sollten Expert*innen für ihr Thema sein oder aber die Chance haben, sich durch Weiterbildung, Trainings oder Coachings eine entsprechende Expertise anzueignen. Für Führungskräfte bedeutet Vertrauen zum anderen, dass sie ihren Mitarbeiter*innen die Freiheit geben, ihre Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen zu erledigen. Eine Grundvoraussetzung dabei ist, dass es ein klares Ziel für das Team bzw. das Unternehmen gibt, welches alle Beteiligten kennen und mit dem sich alle identifizieren können. Ebenso ist es notwendig, dass die Führungskräfte die Mitarbeitenden befähigen und bestärken, selbstständig Entscheidungen zu treffen, um ihre Aufgabe erledigen zu können.

Geteilte Verantwortung

Damit sind wir beim Thema Verantwortung – auch das hat mehrere Seiten. Einerseits ist es entscheidend, dass die Mitarbeitenden die volle Verantwortungs- und Entscheidungskompetenz erhalten. Andererseits muss diese auch von den Beschäftigten angenommen werden, denn wenn sie echte Verantwortung haben, können sie diese nicht mehr auf die Führungskräfte abwälzen. Dies ist für viele eine ungewohnte Situation, die geübt, besprochen, reflektiert und gegebenenfalls begleitet werden sollte.

Meetings und Rituale

In diesem Zusammenhang spielen unterschiedliche Arten von Meetings, Absprachen, Routinen und Ritualen eine nicht zu unterschätzende Rolle. Es gibt einige unterschiedliche Arten von Meetings und Absprachen, insbesondere würde ich zwischen formellen und informellen unterscheiden. In formellen geht es schwerpunktmäßig um Dinge wie Informationsaustausch, Projektstatus, Unterstützung, Learnings/Erkenntnisse, Planung und Vorgehensweisen. Zudem gibt es einige formelle Formate, die besonders auf emotionale Bereiche abzielen. Informelle Meetings oder Absprachen sollten besonders bei virtueller (remote) Zusammenarbeit teilweise formal mit eingeplant und zugelassen werden.

Formelle Meetings

Beispiele für formelle Meetings zum Informationsaustausch sind Daily-Meetings. In diesen wird kurz besprochen, wer aktuell welche Aufgaben hat und wer gegebenenfalls Fragen hat oder Unterstützung benötigt. So können die Team-Mitglieder kurzfristig auf Herausforderungen reagieren und wissen, was bei den anderen passiert. Ein Daily sollte auf 15 Minuten beschränkt werden, da es nicht darum geht, inhaltliche Fragen zu besprechen oder tiefer in einzelne Projekte einzutauchen. Für diese Art von Abstimmungen sollten gesonderte Termine gewählt werden. Die Dokumentation der Ergebnisse aus den Meetings kann parallel in einem zentralen System wie z.B. Trello, OneNote oder todoist erfolgen. Somit wird maximale Transparenz, aber auch maximale Verbindlichkeit geschaffen.

Beispiele für formelle Besprechungen mit eher emotionalem Charakter sind Check-in und Check-out. In diesen Formaten teilen die Team-Mitglieder ihr aktuelles persönliches Befinden und Dinge, die sie gerade beschäftigen bzw. was sie aus dem Tag mitgenommen haben.

Informelle Meetings

Bei informellen Meetings geht es inhaltlich eher um einen lockeren Austausch, soziale Kontakte und Interaktionen. Im virtuellen Umfeld eignet sich für diese Kommunikation insbesondere auch die Messengerkommunikation in entsprechenden Kanälen oder in einer 1:1-Kommunikation. Natürlich können auch informelle Videobesprechungen umgesetzt werden, dies findet jedoch eher selten statt – nichtsdestotrotz kann sich auch ein virtuelles Team auf einen „Video-Kaffee” oder ein „Video-Mittagessen” treffen.

Persönliche Beschäftigung mit dem Thema

Für viele ist die Arbeit in einem virtuellen Team etwas Neues, somit ist es hilfreich, sich auf unterschiedlichen Ebenen mit der Thematik auseinanderzusetzen. Auf der einen Seite kann es darum gehen, sich mit neuen Arbeitsmethoden und Techniken zu beschäftigen, auf der anderen Seite hilft es auch, die emotionalen Aspekte der Situation zu reflektieren. Hier können aus meiner Sicht zunächst Tools für Scrum/Agiles Projektmanagement helfen – ursprünglich insbesondere für die oben genannten Meetingformate konzipiert. Des Weiteren ist es besonders im Remote-Arbeitskontext sehr hilfreich, sich mit Produktivitätsansätzen wie Getting Things Done (GTD) zu beschäftigen und Prinzipien aus diesem Bereich für sich persönlich, aber auch für die Zusammenarbeit im Team zu übernehmen.

In diesem Zusammenhang ist es ebenfalls ratsam, technische Hilfsmittel zu nutzen, die die Zusammenarbeit vereinfachen oder beschleunigen können. Beispielsweise sollte es ein Tool geben, über das Videokonferenzen einfach, stabil und mit einer guten Qualität ablaufen. Hier haben sich unter anderem Zoom, Skype und Join.me bewährt. Darüber hinaus profitiert eine gute digitale Zusammenarbeit von Workshop/Whitboard-, Notiz-, Projektmanagement- und Aufgaben-Tools. Für all das gibt es unterschiedliche gute Werkzeuge, die teilweise sehr gut gemeinsam integrierbar sind oder als singuläre Lösungen funktionieren.

Tools nach konkretem Bedarf zusammenstellen

Insgesamt klingt dies nach einer großen Vielfalt, was auch richtig ist. Hier gilt es sorgfältig zu überlegen, welche Tools für die Arbeit des jeweiligen Teams notwendig sind und wie sie eingesetzt werden. Daher sollte sich ein Team zunächst darüber im Klaren sein, welche Arten von Arbeit es erledigt, welche Anforderungen bestehen und welche Ziele verfolgt werden. Auf dieser Basis kann dann die Auswahl und Zusammenstellung der Tools erfolgen.

Sofern Teile der Tools nicht zur Verfügung stehen, kann man sich mit etwas Erfindergeist auch gut mit recht einfachen Mitteln wir OneNote, Outlook, Skype und SharePoint bzw. einem guten geteilten Ordnersystem behelfen.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist der konkrete Mehrwert. Nur wenn die Tools dem Team wirklich weiterhelfen, werden sie auch genutzt. Und nur bei einer umfassenden und sinnvollen Nutzung können die Tools ihre Wirkung voll entfalten und ein Team wirklich nach vorne bringen.

Autor des Beitrags

Stefan Ritter

Stefan Ritter

Innovation Facilitator

Stefan Ritter ist seit September 2018 als Innovation Facilitator im Bereich Innovation und Digitalisierung tätig. Er ist Design Thinking Coach, in dieser Rolle unterstützt er Projektteams und bildet Kolleginnen und Kollegen weiter. Darüber hinaus ist er Experte für neue, agile, selbstführende Arbeits- und Organisationsformen. Mit seinem Wissen und seiner Erfahrung aus unterschiedlichen Umfeldern unterstützt er beim kulturellen Wandel, der Umsetzung neuer Arbeitsansätzen in Projekten und Programmen. Ebenfalls beschäftigt er sich stark mit digitalen Tools – wobei er stets die Wirkung und Arbeit hinter dem Tool im Kopf hat. Neben diesen Tätigkeiten – die für ihn mehr Berufung als Beruf sind – ist er gerne in der eigenen Küche oder dem Balkon kreativ oder bewegt sich gehend oder laufend auch mit Hund an der frischen Luft.

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