Wie fast alle anderen sind auch wir aus dem TÜV Rheinland Team Innovation & Digitalisierung im Homeoffice, stehen auch wir vor der „Remote-Team-Herausforderung”. Nun könnte man denken, dass das für uns ein alter Hut ist und wir viel virtuell oder remote arbeiten, aber eigentlich ist ein Großteil unserer Arbeit sehr auf Präsenz ausgerichtet. Insbesondere in unseren Workshops und Trainings proklamieren wir ja sehr stark die „echte” physische Zusammenarbeit.

Wie arbeiten wir?

Nichtsdestotrotz haben wir uns – da wir als Service-Funktion alle Kolleginnen und Kollegen weltweit unterstützen wollen – bereits einige Gedanken zu übergreifender Zusammenarbeit gemacht und auch erste Dinge ausprobiert. Dennoch waren wir als Kernteam bisher meist an einem Ort zusammen und konnten sehr eng und intensiv zusammenarbeiten. Daher ist die Situation, für längere Zeit an verschiedenen Orten verteilt zu sein, schon etwas Neues.

Unser Bestreben ist es, gerade auch intern sehr transparent zusammenzuarbeiten, Dinge gut zu dokumentieren, möglichst agile Arbeitsmethoden zu nutzen und Informationen zur Verfügung zu haben. Daher hatten wir schon in der Zeit vor der virtuellen Teamarbeit einige Dinge aufgesetzt. Beispielsweise nutzen wir das Notitzbuch-Programm OneNote sehr intensiv, um Ideen auszutauschen, Protokolle und To-dos zu teilen, wir teilen Termine über Outlook und einiges mehr. Darüber hinaus pflegen wir seit längerem Rituale wie Check-ins, Daily-Stand-up-Meetings, wöchentliche Team-Meetings und monatliche Co-Working-Days.

Da die Austauschplattformen für unsere Zwecke funktionieren – klar kann man immer noch etwas Besseres finden – nutzen wir diese auch weiterhin. Zusätzlich versuchen wir noch mehr Infos direkt ans Team weiterzuleiten oder tägliche Update-Mails an die Kolleginnen und Kollegen zu verschicken, um uns bestmöglich auf dem Laufenden zu halten. So weit, so gut und so – wahrscheinlich – normal.

Hilfreiche Team-Rituale

Nach etwas mehr als einer Woche bemerken wir aber ein paar ganz besondere positive Effekte, die uns als Team und als Individuen in dieser Zeit wirklich guttun. Denn wir haben unser allmorgendliches Daily Meeting ein wenig ausgeweitet und starten mit einem relativ umfangreichen Check-in. Dabei sprechen wir darüber, wie es uns gerade geht, was wir erlebt haben, wie wir die Situation wahrnehmen etc.. Ich persönlich merke, dass dieser Austausch sehr wertvoll ist, da man merkt, dass alle in einer ähnlichen Situation sind, man sich gegenseitig stärken, Mut machen und eventuell auch Tipps zum Umgang mit der Situation geben kann.

Erst nach diesem Check-in gehen wir in die Inhalte: Wer hat was auf der Agenda für heute? Wer kann gegebenenfalls wo Unterstützung gebrauchen oder anbieten? Wer hat z. B. durch Kinderbetreuung möglicherweise veränderte Arbeitszeiten? Auch dieser Austausch hilft, um Verständnis für die anderen aufzubringen, Klarheit zu schaffen und voneinander zu lernen.

An manchen Tagen schaffen wir es auch, am Nachmittag noch einen Check-out zu machen, wo wir die Ereignisse des Tages besprechen. Unser Team-Meeting, welches im bisherigen Alltag dafür gedacht war, etwas größere Themen gemeinsam zu besprechen oder zu erarbeiten, behalten wir als solches bei – auch das hat bisher gut geklappt.

All die Meetings führen wir, wenn es die Bandbreite zulässt, mit Video durch, denn dies ist eine sehr gute Möglichkeit zu sehen, in welchem Umfeld die anderen sich gerade aufhalten, und ein besseres Verständnis sowie ein größeres Gefühl der Nähe zu erzeugen. Diese Form der Zusammenarbeit hilft uns sehr, gut gelaunt und optimistisch zu bleiben. Sie trägt dazu bei, dass uns die Decke nicht auf den Kopf fällt und schweißt uns als Team – finde ich – noch mehr zusammen. Nichtsdestotrotz freuen wir uns schon sehr darauf, uns auch persönlich wiederzusehen.

Ideen für den Arbeitsalltag nach Corona

Neben den ganzen Team-Ritualen habe ich mir einige persönliche Dinge überlegt, die mir helfen, gut und achtsam durch die Tage und Wochen im Homeoffice zu kommen. Dazu gehört, dass ich eine Art Tagebuch schreibe. Dieses beginne ich jeden Morgen, bevor ich anfange zu arbeiten, mit einem persönlichen Check-in. Über den Tag schreibe ich mir Punkte auf, die ich wichtig finde, Fragen, die mir durch den Kopf gehen, Erkenntnisse, die ich gewonnen habe etc. Zum Abschluss des Tages mache ich dann noch einen persönliche Check-out, in dem ich mein persönliches Befinden reflektiere, überlege, was ich am nächsten Tag besser oder anders machen möchte, was ich gegebenenfalls neu ausprobieren möchte und insbesondere auch, welche Dinge ich in den Arbeitsalltag nach Corona mitnehmen möchte. Dabei ist schon einiges zusammengekommen, was ich vorher so nicht im Kopf hatte.

Zusätzlich beschäftige ich mich gerade recht intensiv mit dem Produktivitätsansatz „Getting Things Done”, aus dem ich erste Elemente auch gleich in meinen Alltag übernehme. Sobald ich mit dem Lesen hier weiter bin, werde ich den Ansatz – sofern es mir weiterhin sinnvoll und hilfereich erscheint – noch stärker einbauen.

Mein Fazit bis jetzt: So wie wir es als Team umsetzen und ich es selbst für mich gestalte, komme ich mit dieser Art zu arbeiten sehr gut zurecht und lerne viel. Ich freue mich aber schon auf die Zeit, wo man wieder im Büro sein kann. Zudem bin ich froh, dass wir durch unseren Arbeitgeber all diese Möglichkeiten haben und als Team neue Dinge ausprobieren können.

Autor des Beitrags

Stefan Ritter

Stefan Ritter

Innovation Facilitator

Stefan Ritter ist seit September 2018 als Innovation Facilitator im Bereich Innovation und Digitalisierung tätig. Er ist Design Thinking Coach, in dieser Rolle unterstützt er Projektteams und bildet Kolleginnen und Kollegen weiter. Darüber hinaus ist er Experte für neue, agile, selbstführende Arbeits- und Organisationsformen. Mit seinem Wissen und seiner Erfahrung aus unterschiedlichen Umfeldern unterstützt er beim kulturellen Wandel, der Umsetzung neuer Arbeitsansätzen in Projekten und Programmen. Ebenfalls beschäftigt er sich stark mit digitalen Tools – wobei er stets die Wirkung und Arbeit hinter dem Tool im Kopf hat. Neben diesen Tätigkeiten – die für ihn mehr Berufung als Beruf sind – ist er gerne in der eigenen Küche oder dem Balkon kreativ oder bewegt sich gehend oder laufend auch mit Hund an der frischen Luft.

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